Чтобы запросить групповое бронирование, организатор должен отправить электронное письмо по адресу booking@onyxum.support или в своем бэк-офисе составить заявку через систему с темой “Запрашивание отелей” не менее чем за 40–45 дней до желаемых дат поездки, содержащее:
Имя пользователя организатора в Onyxum
Точное количество необходимых комнат
Промежуток бронирования (период, на который организатор предпочитает бронировать отель)
Город назначения
Тема письма (subject) должна быть “Group booking - полное имя организатора на английском языке”.
Получив запрос, Onyxum начнет процесс бронирования, основанный на следующих шагах:
Шаг 1: Оператор группового бронирования Onyxum отправит организатору список доступных отелей в выбранном ими городе назначения. Если в городе назначения нет доступных отелей, запрос будет отклонен.
Шаг 2: Организатор выберет и подтвердит одну из предложенных гостиниц, ответив на это же письмо.
Шаг 3: После получения подтверждения, оператор отправит запрос в выбранный отель, чтобы убедиться в наличии необходимого количества номеров в выбранные даты поездки.
Шаг 4: После подтверждения наличия номеров, организатор получит файл в формате Excel от Onyxum, в котором заполнит необходимую информацию обо всех участниках. После заполнения файла организатор должен отправить его обратно “оператору группового бронирования”, ответив на то же электронное письмо.
Шаг 5: На этом этапе список участников группового бронирования должен быть окончательным, поскольку любое изменение повлияет и задержит весь процесс бронирования. Оператор начнет обработку заявки на бронирование, в ходе которой каждый участник получит индивидуальное приглашение на групповое бронирование по электронной почте.
Шаг 6: Каждый участник должен подтвердить свое участие, ответив на письмо-приглашение, и представить все запрошенные документы и информацию.
Шаг 7: После того, как оператор успешно получит подтверждение от всех участников, каждый из них получит свой ваучер по электронной почте.
Обратите внимание, что организатор будет нести ответственность и отвечать за все, что связано с размещением группы, начиная с даты заезда и до даты отъезда. В процессе бронирования организатору будет отправлено «ЗАЯВЛЕНИЕ ОБ ОТВЕТСТВЕННОСТИ» на подпись по электронной почте.
В отеле мы настоятельно рекомендуем организатору тесно сотрудничать с администрацией отеля, чтобы сделать процесс заселения и выселения более комфортным.
Заметка: Мы не рекомендуем групповое бронирование во время пандемии или пик сезона.