Afin de procéder à une réservation de groupe, l'organisateur doit envoyer un courriel à groupbooking@onyxum.com au moins 40 à 45 jours avant les dates de voyage souhaitées, dans lequel:
● Le nom d'utilisateur Onyxum de l'organisateur
● Le nombre exact de chambres souhaitées
● Période de réservation (période pour laquelle l'organisateur souhaite effectuer une réservation)
● Ville de destination
L'objet du courriel en question doit être "Réservation de groupe - nom complet de l'organisateur".
Dès réception de la demande, Onyxum procédera à la réservation en suivant les étapes suivantes.
Étape 1 : Le responsable chargé des réservations de groupe chez Onyxum fera parvenir à l'organisateur une liste des hôtels disponibles dans la ville de destination de son choix. Si aucun hôtel n'est disponible dans la ville de destination, cette demande sera rejetée.
Étape 2 : L'organisateur choisira et confirmera l'un des hôtels suggérés en répondant au même courriel.
Étape 3 : Dès réception de la confirmation, l'organisateur adressera une demande à l'hôtel choisi afin de s'assurer que le nombre de chambres nécessaires est disponible aux dates de voyage souhaitées.
Etape 4 : Après confirmation de la disponibilité des chambres, l'organisateur recevra un fichier Excel d'Onyxum, où il devra indiquer les informations requises sur tous les participants. Une fois ce fichier rempli, il devra le renvoyer à "l'opérateur de réservation de groupe" en répondant au même courriel.
Étape 5 : Au cours de cette étape, la liste des participants pour les réservations de groupe doit être définitive car tout changement influencera et retardera l'ensemble du processus de réservation. L'opérateur traitera la demande de réservation, au cours de laquelle chaque participant recevra une invitation individuelle à la réservation de groupe par courriel.
Étape 6 : Tous les participants devront confirmer leur participation en réagissant à la lettre d'invitation et fournir tous les documents et informations nécessaires.
Étape 7 : Lorsque l'opérateur aura reçu avec succès la confirmation de tous les participants, ceux-ci recevront chacun leur bon par courriel.
Nous tenons à vous informer que l'organisateur sera tenu responsable de tout ce qui a trait à l'hébergement en groupe à partir de la date d'arrivée jusqu'à la date de départ. Au cours de la procédure de réservation, une DÉCLARATION DE RESPONSABILITÉ sera envoyée à l'organisateur par courriel pour signature.
À l'hôtel, nous vous recommandons expressément que l'organisateur collabore étroitement avec l'administration de l'hôtel pour faciliter le processus d'enregistrement et de départ.